投資項目檔案管理規(guī)定

投資項目檔案管理規(guī)定 為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。 一條 “投資項目”是指： (一) 因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程； (二) 因本公司參與投資或合作而設立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。 二條 建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指二類投資項目文件資料的管理。 三條 全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設以下四類檔案，并將各項目本身作為目： (一) 全資投資項目類； (二) 合資合作投資項目類； (三) 內(nèi)地投資項目類； (四) 境外投資項目類。 四條 全資投資項目檔案包括的必要文件是： (一) 新上項目預報表和可行性分析報告； (二) 給政府的請求報告和政府批文； (三) 企業(yè)章程和董事會決議； (四) 總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復； (五) 資信證明或資金來源證明； (六) 產(chǎn)權(quán)變更有關文件、材料； (七) 項目實際投資金額證明材料； (八) 歷經(jīng)營業(yè)績。 五條 合資合作投資項目檔案包括的文件是： (一) 新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告； (二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文； (三) 給政府的申請報告和政府批文； (四) 合資企業(yè)合同書； (五) 合資企業(yè)章程和董事會決議； (六) 合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書； (七) 合資各方資信證明或資金來源證明； (八) 各方(中方)主管單位意見； (九) 合資各方委派的董事名單； (十) 進口設備、辦公用品清單； (十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照； (十二) 產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關文件、材料； (十三) 項目實際投資金額證明材料； (十四) 歷經(jīng)營業(yè)績。 六條 內(nèi)地投資項目包括的必要文件是： (一) 給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告； (二) 企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程； (三) 合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書； (四) 企業(yè)成立或變更時的政府批文； (五) 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件； (六) 派出負責人的法人授權(quán)委托證明書； (七) 會計師事務所的驗資報告； (八) 當或上一度的財務決算表復印件； (九) 銀行開具的資信證明； (十) 企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況； (十一) 政府主管部門批文； (十二) 工商局批文； (十三) 外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐模?(十四) 外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙模?(十五) 外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復印件； (十六) 項目實際投資金額證明材料； (十七) 歷經(jīng)營業(yè)績。 七條 境外投資項目檔案包括的必要文件是： (一) 給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告； (二) 可行性研究報告； (三) 海外公司合同、章程； (四) 投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書； (五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷經(jīng)營業(yè)績； (六) 外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料； (七) 政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函； (八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文； (九) 海外公司在投資國的注冊登記證明； (十) 項目實際投資金額證明材料； 八條 項目檔案的收集和保管 (一) 投資發(fā)湛設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)湛，投資發(fā)湛建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復印件； (二) 各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可； (三) 文件登記后由投資發(fā)湛經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔； (四) 項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。 九條 項目檔案的查閱 (一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)湛辦理相應的查閱或借用手續(xù)； (二) 集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批準證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)湛經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱； (三) 外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由； (四) 項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還； (五) 查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。 十條 所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。 十一條 由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。